Lokal- och mötesbokning, möteskallelser 

Vi har två parallella bokningssystem; TimeEdit och Outlook.

Vi bokar lokaler och lägger scheman i TimeEdit. Du kan själv boka lokal i TE. Du kan själv göra återkommande lokalbokningar för möten, manual för detta kommer inom kort. När du är bokad till ett möte i TE får du ingen kallelse - men du kan prenumerera på TE och på så sätt integrera dina TE-bokningar till din Outlook-kalender.

Vill du boka möte med individer/grupper kallar du via Outlook där du också kan se vilka som tackar ja/nej till kallelsen. Kallelser via Outlook-kalender meddelas dig via ett mail.

Du har en skyldighet att hålla dig uppdaterad om dina bokningar i såväl TE som i Outlook.

För specifika frågor om TimeEdit, kontakta Jan Michelsen, jan [dot] michelsen [at] thm [dot] lu [dot] se (jan[dot]michelsen[at]thm[dot]lu[dot]se)

Till inloggning för TimeEdit

Digital intern kommunikation  

Digital intern kommunikation sker i första hand genom Teams, i andra hand genom Outlookmejl. I olika Teamsgrupper och kanaler kan du skriva inlägg, chatta, hålla videomöten och dela dokument. När du mejlar, tänk på att undvika ”svara alla” på allmänna utskick.

Du har som anställd på THM skyldighet att kolla mejl och Teams en gång per dygn.

Du har också, som anställd på en statlig myndighet, en skyldighet att svara på eller bekräfta mottagande av extern mail inom 48 timmar.

Vi försöker undvika att skicka mejl och meddelanden utanför arbetstid; det finns möjlighet att senarelägga dina mejl med en tidsangivelse.

Vi använder såväl Zoom som Teams för interna och externa videomöten.

Dokumenthantering  

vi har 3 olika nivåer av digital dokumentationshantering:

LU Box

Vår gemensamma lagringsplats med möjlighet till delade mappar. Här ska vi spara dokument som innehåller personuppgifter. LU Box används som slutförvaring av färdiga arbetsdokument. Tänk på att underhålla mappar, arkivera gamla mappar och dokument. Du kan också skapa egna, privata mappar.

Teams

Här kan du dela arbetsdokument. Tänk på att underhålla mappar och på att överflytta viktiga dokument till LU Box när dokumentet är slutbehandlat. Dokument med personuppgifter får inte sparas på Teams. 

 Lagring på lokalt skrivbord

 Tänk på att säkerhetskopiera dina dokument till LU Box. 

Dokumentmallar

När vi skapar dokument som ska användas över tid eller spridas internt eller extern finns en wordmall som du installerar. Genom att använda mallen kan du vara säker på att rätt version av logotypen och annan information stämmer och ligger på rätt plats i dokumentet. Du sparar ner mallen till word och på så vis behöver du bara ladda ner den en gång.

Här laddar du ner Teaterhögskolans wordmall (du behöver vara inloggad i bild- och mediebanken för att följa länken)

När du är frånvarande

Glöm inte att ställa in autosvar på mailen och på Teams när du är sjuk eller har semester. Manual för hur man gör detta kommer inom kort.