Kalendern kan användas både för att boka in möten med mera som du ska ha med andra, och för att lägga in händelser eller allmänna påminnelser som bara är för dig. Genom att lägga in dina egna planer synliggör du för andra vad du gör, vilket är en hjälp för andra som kan vilja planera något tillsammans med dig.

För att andra ska kunna få relevant information från din kalender behöver du först tillgängliggöra den (se manual Tillgängliggör din kalender, finns också i listan). Du behöver också se till så att du lägger in händelsen i rätt kalender, alltså den som hänger ihop med din lu-mejl. Den heter vanligtvis bara "Kalender" och finns högst upp i listan över Dina kalendrar. Om du skapar egna kalendrar för att hålla reda på olika saker kan dina kollegor inte se dem, de kan bara se det du lägger i den som heter "Kalender".

En händelse som du lägger in i din jobbkalender-app kommer att synas i webbkalendern, och det som läggs in på webben kommer att synas i appen (så länge du har konfigurerat den app/program du använder - dvs ställt in så att den synkar med lu-mejlen. Har du inte gjort det finns supportguider för det hos LU Servicedesk/LU Support.)

Att skapa en kalenderhändelse

• Bläddra fram till den dag då händelsen ska starta och dubbelklicka på starttiden, eller högst upp på dagen om det ska vara en heldagshändelse.

• Skriv in Ämne/rubrik och Plats/lokal.

Rubriken bör vara något som kan förstås av andra som tittar i din kalender, även om det bara är du som är inblandad i själva händelsen.
Om händelsen är ett digitalt möte kan möteslänken läggas i Plats-rutan.

• Kontrollera att datum och tid stämmer, justera vid behov.

Om något pågår en specifik tid lägger du in de exakta klockslagen. Om något pågår en hel eller flera dagar och/eller du inte vet den exakta tiden kan du lägga in det som en heldagshändelse. Pågår händelsen i flera dagar lägger du in start- och slutdatum, alla dagar i intervallet kommer att markeras.

• Om du vill kan du också göra följande val:
   

  

  - Bjud in deltagare (läs vidare under rubriken Skapa inbjudningar)
  
  - Påminnelse: om du vill få en påminnelse vid en viss tidpunkt innan händelsen börjar. Kan också stängas av helt.
  
  - Återkommande: kan användas för händelser som kommer att inträffa flera gånger med samma tidsintervall (till exempel varannan tisdag kl 15 från september till november). Skapa den första händelsen och ställ in under Återkommande så skapas likadana händelser för alla tillfällen.
  
  - I textrutan kan du lägga in anteckningar/extra information om händelsen. Det kan bara du som skapat händelsen och eventuella inbjudna se, inte övriga som tittar i kalendern.
  
  - Formatera text: om du vill kunna formatera texten i textrutan ungefär som ett worddokument med olika typsnitt, färger etc. Du kan också bifoga filer.

Gör händelsen tydligare

Du kan göra händelsen tydligare genom att ange om den innebär att du faktiskt är upptagen, eller om den snarare är en påminnelse eller information om något som på något vis berör dig men som inte nödvändigtvis gör att du är upptagen och inte kan göra något annat samtidigt. Det gör du genom att välja händelsetyp under Visa som.

Observera att Frånvarande/Inte vid datorn/Arbetar på annan plats skiljer sig åt i Outlook-appen och på webben.

 

Händelsetyperna används och visas såhär:

- Upptagen (visas med en fylld markerad linje i händelsens vänsterkant). Används när händelsen innebär att du är upptagen med något och alltså inte kan göra något annat samtidigt. En händelse visas alltid som Upptagen om du inte aktivt väljer någon av de andra händelsetyperna.

- Preliminär (streckad linje). Används om det är något som är bra att känna till eller ha koll på men som du ännu inte vet om det blir av eller om du kommer att närvara vid.

- Ledig (vit/tom linje). Obs: Det här är en olycklig översättning från engelskans Available, den borde egentligen heta Tillgänglig. Används för påminnelser och information om som som inte innebär att du är upptagen hela den tiden. Används inte för att markera att du är ledig från jobbet.

- Frånvarande (lila). Används för att markera när du inte jobbar, dvs för semester, komp och andra typer av ledigheter.
Obs: Frånvarande heter "Inte vid datorn" i webbkalendern.

- Arbetar på annan plats: finns bara i webbkalendern och i pc-appen, inte i mac-appen. För att signalera att du jobbar på distans/är på möten någon annan stans etc kan du också ange det i händelsens Plats och/eller Rubrik, så den här händelsetypen är inte lika viktig.

 

• Vid behov: markera händelsen som Privat.

Om du markerar en händelse som Privat ser den som tittar i din kalender bara tidpunkten, rubriken Privat möte och en hänglåssymbol (när du tittar i din egen kalender ser du allt som vanligt, plus hänglåset). "Privat" kan till exempel användas om du behöver göra ett privat ärende på arbetstid och inte vill skylta med vad det gäller. Oavsett vad det är för händelse bör du boka in den om den är inom din vanliga arbetstid, så att andra kan se att du är upptagen då.

 

Skapa inbjudningar

• Skapa händelsen enligt ovanstående beskrivning.
   
• Klicka på Bjud in deltagare-rutan. Då dyker en Till-ruta upp där du kan skriva in mejladresser till de du vill bjuda in (i webbkalendern finns istället för Till-rutan en Lägg till personer-ruta i högerspalten).
   
• Innan du skickar iväg inbjudan kan du vid behov göra följande val (båda är redan valda, men du kan välja bort dem om de inte passar till den här händelsen. Välj bort genom att klicka på dem så att den gråa markeringen försvinner.):

  

  
  - Begär svar: innebär att de inbjudna får en mejlinbjudan där de ombeds svara på om de kommer delta eller inte. Det här är oftast att föredra eftersom det för det mesta är bra för mötesinbjudaren att veta om de inbjudna kan komma eller inte. Men ibland kan det finnas händelser där det inte tillför något om de inbjudna kan svara, då kan Begär svar avmarkeras - då får de inbjudna fortfarande ett mejl, men utan möjlighet att svara.
  
  - Tillåt förslag: innebär att de inbjudna kan lägga in förslag på alternativa mötestider, om tiden du valt inte passar. Det kan vara användbart för möten/händelser för en mindre grupp personer och där det kan finnas viss möjlighet till flexibilitet. För en händelse med många inbjudna och/eller som inte går att flytta på är det mer lämpligt att avmarkera den rutan.
   
• Klicka på Skicka så skickas inbjudan som ett mejl till de inbjudna.
  Inbjudan läggs också in som en Preliminär händelse i de inbjudnas kalender, fram till att personen aktivt svarar på den.
  (Om den som bjuder in har valt bort Begär svar kommer inbjudan direkt att visas som den händelsetyp som inbjudaren har valt.)

 

Svara på inbjudningar

När du får en kalenderinbjudan får du automatiskt ett mejl om det, där du kan svara ja, nej, preliminärt eller föreslå en ny tid (om inte inbjudaren har valt bort möjligheten att svara, då får du ett mejl utan svarsmöjlighet).

Fram till att du har svarat visas inbjudan som Preliminär i din kalender. När du har svarat flyttas mejlet automatiskt till papperskorgen men händelsen finns kvar i din kalender. Behöver du ändra ditt svar i efterhand klickar du på händelsen och lägger in det nya svaret där.

 

• Svara på inbjudan på något av följande sätt (oavsett om du svarar ja, nej eller preliminärt):
  
  - Svara med kommentar (på Outlook webb: Redigera svaret före utskick): här kan du vid behov skriva något till inbjudaren, till exempel information om varför du tackar nej, att du kommer men behöver gå tidigare och så vidare. Svaret dyker upp som ett mejl hos inbjudaren.
  
  - Svara utan kommentar (webb: Skicka svaret nu): inbjudaren får ett automatiskt meddelande om att du tackat ja, nej eller preliminärt.
  
  - Skicka inte ett svar (webb: Skicka inte svaret): inbjudaren får inget meddelande alls, men det syns i din kalender om du har svarat. Inbjudaren kan också öppna inbjudan och se vad du svarat. Det här kan vara att föredra om någon bjuder in till ett möte med väldigt många deltagare och/eller som inte är obligatoriskt: då kan det vara onödigt att inbjudaren får jättemånga meddelanden med allas svar.
   
• Alternativt: föreslå en ny tid. Välj något av följande:
   

  

  
  - Preliminärt och föreslå en ny tid: om du kanske kan men föredrar en annan tid.
  
  - Avböj och föreslå en ny tid: om du inte alls kan den föreslagna tiden.